Projekbestuur

projekbestuur projekbestuur, gereedskap, proses, planne en projekbeplanning wenke Hier is die reëls, prosesse en gereedskap vir projekbeplanning en projekbestuur. Groot of komplekse projekte in groot organisasies vereis dikwels 'n soort van uitvoerende 'n borgskap 'of leierskap. Dit word algemeen genoem "projek borgskap '(sien die aparte artikel oor projek borgskap). Terwyl projekbestuur vaardighede is natuurlik belangrik vir projekbestuurders, interessant die metodes en instrumente wat bestuurders gebruik projekteer kan nuttig wees vir almal. A 'n taak "hoef nie noodwendig 'n" projek "ten einde genoem word vir projekbestuur metodes om baie nuttig in die beplanning en implementering wees. Selfs die kleinste taak kan baat vind by die gebruik van 'n goed-gekose projek bestuur tegniek of instrument, veral in die beplanning stadium. Enige taak wat 'n voorbereiding vereis om 'n suksesvolle uitkoms te bereik, sal waarskynlik beter met behulp van 'n paar projekbestuur metodes iewers in die proses gedoen word. Projekbestuur metodes kan help in die beplanning en bestuur van alle vorme van take, veral komplekse aktiwiteite. Projekbestuur is hoofsaaklik verband hou met die beplanning en bestuur van verandering in 'n organisasie nie, maar 'n projek kan ook iets wat niks met besigheid wees - selfs 'n plaaslike situasie, soos die verskuiwing huis, of die beplanning van 'n troue. Projekbestuur metodes en gereedskap kan dus nuttig wees veel meer algemeen as wat mense dink. Projekbestuurstegnieke en projekbeplanning gereedskap is nuttig vir enige take waarin verskillende uitkomste is moontlik - waar risiko's van probleme en mislukkings bestaan ​​- en dit vereis beplanning en assessering van opsies, en die organisering van aktiwiteite en hulpbronne om 'n suksesvolle resultaat te lewer. Projekte kan verskeie vorms en groottes, van die klein en maklik om baie groot en hoogs komplekse. In organisasies en besighede, kan projekbestuur gemoeid met enigiets wees, veral die bekendstelling of die verandering van dinge, in 'n gebied of funksie, byvoorbeeld: mense, personeel en bestuur produkte en dienste materiaal, vervaardiging en produksie IT en kommunikasie plant, voertuie, toerusting stoor, verspreiding, logistiek geboue en persele finansies, administrasie, verkryging en afstoting koop verkope, verkope, bemarking die ontwikkeling van menslike hulpbronne en opleiding kliëntediens en verhoudings gehalte, gesondheid en veiligheid, wetlike en professionele tegniese, wetenskaplike, navorsing en ontwikkeling nuwe sake-ontwikkeling en enigiets anders wat die beplanning en bestuur binne organisasies nodig het. Suksesvolle projekbestuur, vir projekte groot of klein, is geneig om die proses hieronder uiteengesit volg. Dieselfde beginsels, selektief en toepaslik gebruik, ook van toepassing op kleiner take. Projekbestuurstegnieke is nie net vir projekbestuurders - hulle is beskikbaar vir enigeen om te gebruik. projekbestuur proses 1 - stem presiese spesifikasie (opdrag) vir die projek Dikwels het die projek 'opdrag', moet die projek spesifikasie 'n akkurate beskrywing van wat die projek het ten doel om te bereik, en die kriteria en flexibiliteit wat betrokke is, sy parameters, omvang, verskeidenheid, uitsette, bronne, deelnemers, begrotings en tydskale ( pasop - sien aantekening hieronder oor beplanning tydskale). Tipies en voor formele vestiging van die projek 'opdrag' die projek geproduseer of ten minste opgestel op 'n fundamentele vlak deur 'n 'projek borg, of' uitvoerende in beheer '(van die projek). Dikwels so 'n aanvanklike top-vlak beskrywing algemene projek ( 'n "besigheid geval 'basies) word vereis vir die projek te regverdig, goedgekeur en befonds teen 'n korporatiewe vlak, voor die aanvang van gedetailleerde beplanning projek. Die projekbestuurder, tipies aangestel deur die 'projek borg' of die 'uitvoerende in beheer', kan betrokke wees in verskillende mate by die opstel van die aanvanklike korporatiewe projek beskrywing of besigheid geval. Dit is nie ongewoon vir 'n projekbestuurder eerste nie-amptelik aangestel moet word om die projek bestuur rol, hangende korporatiewe goedkeuring van die projek self en die formele aanstelling van die projekbestuurder. Die projek borg is gewoonlik 'n meer senior bestuurder of uitvoerende as die projekbestuurder, hoewel nie noodwendig die "baas" of senior up-lynbestuurder waartoe die projekbestuurder gewoonlik verslae. Alle aansienlike projekte in die algemeen vereis dat 'n formele en senior 'n projek borg "of" uitvoerende in beheer, hoewel klein projekte wat deel vorm van konvensionele pligte 'n bestuurder se en nie vereis dat spesifieke raad of korporatiewe goedkeuring, mag nie vereis dat 'n "projek borg 'as sodanig , in welke geval uitvoerende aanspreeklikheid vir die projek en die projekbestuurder behoort aan die normale up-lyn verslagdoening bestuurder / uitvoerende. Gewoonlik is die projekbestuurder moet konsulteer met ander (veral die projek borg) en dan stem die gedetailleerde projek spesifikasies met meerderes en / of betrokke owerhede. Die spesifikasie kan 'n paar trekke behels voordat dit ooreengekom. 'N Projek spesifikasie is noodsaaklik omdat dit skep 'n meetbare aanspreeklikheid vir enige iemand wat te eniger tyd om te bepaal hoe die projek gaan, of sy sukses by voltooiing. Projek opdrag bied ook 'n noodsaaklike dissipline en raamwerk van die projek op koers te hou, en gemoeid met die oorspronklike ooreengekome doelwitte en parameters. In 'n goed geformuleerde en ooreengekom projek spesifikasie beskerm ook die projekbestuurder van gehou om verantwoording te doen kwessies wat buite die oorspronklike omvang van die projek of buite die beheer van die projekbestuurder se. Dit is die stadium om spesiale voorwaardes of uitsonderings met diegene in gesag saamstem. Sodra jy die opdrag het gepubliseer wat jy geskep het 'n baie ferm stel verwagtinge waarmee jy sal geoordeel word. So as jy enige probleme ondervind, of wil onderhandel, nou is die tyd om dit te doen. Die grootste projekte kan 'n paar weke nodig het om te produseer en dit eens projek opdrag. Die meeste normale besigheid projekte vereis egter 'n paar dae te dink en te raadpleeg om 'n geskikte projek spesifikasie vervaardig. Stigting en stem 'n projek spesifikasie is 'n belangrike proses selfs al is jou taak is eenvoudig. 'N sjabloon vir 'n projek spesifikasie: Beskryf die doel, doelwitte en aflewerbares. Staat parameters (tydskale, begrotings, reeks, omvang, grondgebied, gesag). mense staat betrokke is en die manier waarop die span sal werk (frekwensie van vergaderings, besluitnemingsproses). Vestig 'n break-punte 'waar om te gaan en kyk vordering, en hoe vordering en resultate gemeet sal word. Afsonderlik die afkorting BOSCARDET bied 'n nuttige voorbeeld struktuur vir Opdrag opskrifte / afdelings: Agtergrond, Doel, omvang, beperkings verband hou, aannames, verslagdoening, Afhanklikhede, Skat, tye. Hierdie struktuur bevat geen spesifieke opskrif vir koste / begrotings - hierdie oorwegings kan ingesluit binne 'Beperkings' of 'Beramings. Sedert projekte (en ander aktiwiteite wat Opdrag) wissel aansienlik is daar geen standaard universele struktuur vir 'n Opdrag dokument. Die verantwoordelikheid berus by die projekbestuurder of leier te verseker dat alle relevante en nodige kwessies ingesluit, en dit plaaslike interpretasie is geneig om TOR opskrifte en dokument struktuur impliseer. Dinkskrum kan 'n nuttige proses waardeur alle relevante Opdrag kriteria kan geidentifiseer en gestruktureer wees. Organisasies kan standaard TOR strukture, soos die BOSCARDET byvoorbeeld, wat dit verstandig om te gebruik waar van toepassing nie, gedagtig aan risiko's van versuim of oor-komplikasies wat kan ontstaan ​​wanneer volgende standaard praktyk. Sien ook Opdrag in die besigheid woordeboek afdeling. 2 - beplan die projek Beplan die verskillende stadiums en aktiwiteite van die projek. Waar moontlik (en sekerlik waar nodig) betrek jou span in die beplanning. 'N Nuttige wenk is om agteruit te werk vanaf die einde doel, die identifisering van al die dinge wat moet in plek gestel word en gedoen het, in omgekeerde volgorde. Verder van die kaal begin van die projek, die gebruik dinkskrum (let idees en punte na willekeur - tipies met 'n projekspan), om jou te help versamel punte en kwessies en innovasies en idees te verken. Visgraat diagramme is ook nuttig vir 'n dinkskrum en identifiseer oorsaaklike faktore wat anders kan vergeet word nie. Vir komplekse projekte, of wanneer jy 'n gebrek ervaring van die kwessies, betrek ander by die dinkskrum proses. Daarna is dit 'n kwessie van om die kwessies in die regte volgorde, en die vestiging van verhoudings en verbindings tussen elke uitgawe. Komplekse projekte sal 'n aantal aktiwiteite wat in parallel het. Sommige dele van die projek sal moet ander dele van die projek te voltooi voordat hulle kan begin of aan die gang. Sulke "interafhanklik 'dele van 'n projek moet veral versigtig oorweeg en beplanning. Sommige projekte sal 'n lewensvatbaarheidstudie stadium vereis voordat die voltooiing van 'n gedetailleerde plan. Gantt-kaarte en kritieke pad Analise vloeidiagramme is twee algemeen gebruik gereedskap vir gedetailleerde projekbestuur beplanning, sodat skedulering, kosteberekening en begroting en ander finansiële en projekbestuur en verslagdoening. Sien ook die projek borgskap om te verstaan ​​hoe die projek borgskap kan geïntegreer word met verantwoordelikhede die projekbestuurder se beplanning. projek tydskale en koste Die meeste projekte kom in laat - dit is net die manier waarop dit is - so moenie 'n tydskaal wat oor-ambisieuse plan. Die ideaal is beplan vir 'n paar glip. As jy het 'n vaste sperdatum gegee, beplan om dit vroeër te ontmoet, en werk terug van wat vroeër datum. Bou 'n paar glip of ruimte in elke fase van die projek. Dwaal op die kant van versigtigheid waar jy kan. Projekte wat terug glip en laat afgelewer, of wat oor die begroting uit te voer of te versuim om ander finansiële vereistes te voldoen veroorsaak dikwels groot probleme. Baie beplanners is onder druk geplaas om projekte gouer en meer koste-effektief as realisties te lewer. Ambisie en mik hoog is 'n goeie houding, maar die beplanning sonder behoorlike omsigtigheid en verantwoordelikheid is daft. Beleggers en bestuurders is geneig selde tot 'n oor-ambisieuse plan bevraagteken nie, maar hulle sal gou baie genadeloos besluite te neem wanneer 'n té ambisieuse projek begin om te misluk. Oefening 'n bietjie realisme aan die begin van 'n projek met betrekking tot finansiële en tydskale kan 'n enorme bedrag van benoudheid later laat staan. die projekspan Nog 'n belangrike deel van die beplanning stadium is pluk jou span. Neem groot sorg, veral as jy 'n span-lede op jou opgelê deur die projek kort. Te kies en te wen verbintenis van die beste spanlede - hetsy direk in diens, vryskut, kontrakteurs, verskaffers, konsultante of ander vennote - is van kardinale belang om die gehalte van die projek, en die gemak waarmee jy kan dit bestuur is. Probeer die algemeen om jou span so gou moontlik vas te stel. Die identifisering of die aanstelling van een of twee mense, selfs tydens die opdrag stadium is soms moontlik. Die aanstelling van die span vroeg maksimeer hul eienaarskap en inkoop in die projek, en sorg vir maksimum wat hulle kan bydra. Maar wees baie versigtig vir die aanstelling van mense voordat jy seker is hoe goed hulle is, en nie tot hulle hulself verbind tot die projek op terme wat duidelik verstaan ​​word en aanvaarbaar. Moenie dink dat spanne moet vol betaal en amptelike projek spanlede te wees. Sommige van die mees waardevolle spanlede is informele adviseurs, mentors, helpers, wat niks anders as om betrokke te wees en 'n paar woorde van dank wil. Projekbestuur op 'n stywe begroting kan 'n eensame besigheid wees - kry 'n paar hulp van goeie mense wat jy kan vertrou, ongeag die begroting. Om te beplan en te bestuur 'n groot komplekse projekte met verskeie parallelle en afhanklik aktiwiteite wat jy sal nodig hê om 'n "kritieke pad Analise en 'n sigblad op MS Excel of gelykstaande saam te stel. Kritieke pad Analise sal jou toon die volgorde waarin take uitgevoer moet word, en die relatiewe belangrikheid van take. Sommige take kan klein en onbelangrik lyk wanneer hulle eintlik uiters invloedryke in staat te stel veel groter aktiwiteite om voort te gaan of gee die beste resultate kan wees. 'N Gantt-kaart is 'n nuttige manier om blokke van aktiwiteite met verloop van tyd en op 'n gegewe koste en vir die bestuur van die projek en die koste wat langs die pad. Verskeie projek bestuur sagteware is beskikbaar, baie van wat nuttig is nie, maar voordat jy probeer dit jy moet verstaan ​​en konsentreer op die ontwikkeling van die suiwer projekbestuur vaardighede wat beskryf word in hierdie proses. Die beste sagteware in die wêreld sal nie help as jy nie die basiese dinge kan doen. Sien ook projek borgskap vir 'n gedetailleerde verduideliking van hoe die projek borg rol kan betrokke wees by die projekspan. projekbestuur gereedskap Hier is voorbeelde en verduidelikings van vier algemeen gebruik gereedskap in projekbeplanning en projekbestuur, naamlik: dinkskrum, Fishbone diagramme, kritieke pad Analise vloeidiagramme, en Gantt-kaarte. Verder en afsonderlik sien besigheid prosesmodellering en kwaliteit beheer. wat verband hou gereedskap en metodes eenkant bevat van die belangrikste projekbestuur modelle hieronder getoon. Die gereedskap hier het elk hul sterk - en spesifieke doeleindes, opgesom as 'n basiese riglyn in die matriks hier onder.